ИТ-команда Шрёдингера: удаленная мотивация и контроль

Четыре из десяти ИТ-специалистов, трудоустроенных в российские компании, работают не в офисе, а в дистанционном режиме. Такой подход позволяет бизнесу находить таланты, не обращая внимания на географию, а людям – работать в удобном графике и в удобном месте, подключаясь к самым интересным для них проектам.

Но как сделать так, чтобы специалист не смотрел весь день сериалы под кофе, или тем более алкоголь? Как помочь ему сохранить рабочий фокус, но при этом не заставлять перерабатывать?

У работодателей появляются риски, связанные с самодисциплиной сотрудников. Тут задача не только лидера, но и команды держать контроль за своим состоянием и распорядком, что не всем легко дается. Разбираемся в вопросе с Иваном Сычевым, руководителем PR-отдела российского ИТ-вендора «Инферит».

Свободы творчества…

Компании, которые нанимают сотрудников на удалённую работу, могут не обращать внимания на место их жительства – это может быть и другой город, и другая страна. В 2023 году наблюдался значительный рост числа вакансий для ИТ-специалистов, предусматривающих удалённый формат работы – их количество увеличилось на 60%.

Этот тренд начался в 2020 году, когда бизнесы вынужденно перешли на дистанционный режим из-за пандемии. В 2022 году компании смогли укрепить свои методы работы удалённо, совершенствуя технологии и методы коммуникации.

Одно из главных преимуществ дистанционной работы – это шанс работать в комфортной среде, что помогает повысить мотивацию и способствует концентрации на выполнении задач.

Однако, эффективность удалённой работы требует от сотрудника высокого уровня дисциплины и умения эффективно управлять своим временем. Без этих навыков существует риск либо снижения производительности, либо выгорания от постоянной работы. \

…слишком много?

Помните знаменитый мысленный эксперимент с котом Шрёдингера? Суть эксперимента заключается в следующем:

«Посадим кошку в стальной сейф вместе с адской машиной (защищённой от кошки). В счётчик Гейгера положена крупинка радиоактивного вещества, столь малая, что за час может распасться один из атомов, но с такой же вероятностью может не распасться ни один. Если атом распадается, счётчик через реле приведёт в действие молоточек, который разобьёт колбу с синильной кислотой. Предоставив эту систему самой себе в течение часа, мы скажем, что кошка ещё жива, если за это время не распался ни один атом. Первый же распад привёл бы к отравлению кошки. ψ-функция всей системы выразила бы это тем, что живая и мёртвая кошка (с позволения сказать) смешаны или размазаны в одинаковых пропорциях».

Точно также сотрудник организации может находиться в суперпозиции. Он сидит на работе – значит, работает; читает развлекательные сайты – значит, не работает; в любой момент, когда за ним начинают наблюдать, начинает работать; в любой момент, когда начинает работать, может симулировать бурную деятельность.

«Удаленка» и «гибрид»: как обеспечить высокую производительность и психологический комфорт сотрудников

Таким “сотрудником Шрёдингера” ещё легче стать на удалёнке! Вы знаете, чем прямо сейчас занимается каждый член вашей команды? Может, смотрит “Друзей”, сидит на сайте знакомств. Вроде человек работает, а результата нет. Или результат нет, а работы вроде не было проведено.

Следим за результатом…

Эффективное отслеживание результатов при удаленной работе требует комбинации инструментов, методик и хорошей коммуникации. Установление четких ожиданий и целей, использование современных технологий и регулярное предоставление обратной связи помогут обеспечить высокую продуктивность и удовлетворенность сотрудников. Использовать можно такой чек-лист:

Чёткие KPI

Каждый сотрудник должен понимать, в чём состоят его обязанности, какие задачи ему необходимо решать и какие проекты реализовывать. Для постановки целей и задач всегда важно использовать метод SMART: цели и задачи должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными во времени. Членам команды важно знать, что вы ожидаете от них в течение рабочей недели, месяца или квартала.

Грамотно подобранный комплекс инструментов

Существует множество инструментов, которые помогают отслеживать прогресс выполнения задач и проектов, устанавливать дедлайны, обмениваться файлами, работать вместе над документами, проводить совещания. Важно выбрать минимально необходимый набор таких инструментов, чтобы не перегружать сотрудников цифровой бюрократией.

Регулярные отчёты и собрания

Краткие утренние встречи в формате стэндапа, занимающие минут 15, позволят участникам команды поделиться своим прогрессом и планами на день. Раз в неделю сотрудник может представлять отчёт о выполненной работе, об успехах.

Обратная связь

Регулярно предоставляйте конструктивную обратную связь, похвалите за достижения и подскажите, что можно улучшить. Встречи один на один с руководителем позволят найти способ мотивировать каждого из сотрудников, помочь решить возникающие проблемы.

Постоянная коммуникация

Виртуальный офис для команды можно сделать хоть в Телеграме, или же использовать другие конференции. Это помогает поддерживать чувство сплоченности команды. Сотрудники смогут общаться, кидать смешные картинки, задавать вопросы, получать помощь.

Кроме того, вместе с HR можно обеспечить доступ к образовательным ресурсам, к техподдержке. При этом важно поддерживать баланс здоровья и личной жизни сотрудников, избегая выгорания и снижая текучку.

…не перегибая палку!

На рабочие компьютеры сотрудников можно установить программное обеспечение, которое будет собирать данные о действиях. Эти данные могут включать:

Посещение веб-сайтов. Использование приложений. Ввод данных с клавиатуры, движения мыши. Проверка корпоративной переписки для выявления нерелевантного использования или утечек данных. Время активности и неактивности. Изменения и передача файлов.

Не каждый специалист согласится работать с таким программным обеспечением, и тем более – устанавливать его на личный ПК или ноутбук. Подобные системы могут следить за действиями во время рабочего дня, хотя удалённая работа как раз и даёт возможность гибко выстроить график: кто-то более продуктивен с 6 до 10 утра и затем с 8 до 12 вечера; кто-то может работать каждые два часа, а затем ему нужно пару часов отдыха. Нужно учитывать эти особенности в индивидуальном порядке. Подобный подход в теории может стать причиной для кого-то из специалистов вовсе – но, конечно, он тоже имеет место быть, и в некоторых случаях является единственно возможным.

Как отслеживать продуктивность удаленных сотрудников: постановка задачи и инструменты

Постоянное взаимодействие с инструментами, внесение новых задач и подзадач, дублирование результатов работы на нескольких платформах также могут негативно сказаться на эффективности и мотивации специалистов.

Сохраняем баланс

Для эффективной организации работы на удалёнке важно внедрять чёткие KPI, использовать подходящий комплекс инструментов, проводить регулярные собрания и отчёты, предоставлять конструктивную обратную связь и поддерживать постоянную коммуникацию. Виртуальные офисы и обеспечение доступом к образовательным и техническим ресурсам также способствуют повышению заинтересованности и продуктивности сотрудников.

Не стоит забывать и о важности индивидуального подхода к графику работы, а также о необходимости предотвращения выгорания, что можно сделать балансируя рабочие обязанности и личное время сотрудников. При выборе инструментов для отслеживания активности важно учитывать, что не все сотрудники могут принять такой контроль и могут возникнуть трудности из-за чрезмерного мониторинга.

Ключевой вопрос, который должен решить руководитель: как обеспечить баланс между контролем и доверием, и уже затем важно найти метод мотивации каждого из специалистов и команды в целом.