Техника официанта: как наладить коммуникации в команде ИТ-специалистов?

Разработка ИТ-продуктов подразумевает обязательное взаимодействие в команде. До 2022 года этот аспект командной работы был неочевиден и наниматели больше внимания уделяли техническим и профессиональным навыкам кандидатов. За последние два года крупные работодатели осознали, что проблемы в коммуникации между сотрудниками могут стать серьезным препятствием на пути к успешному выполнению задач и достижению целей. Требования к кандидатам серьезно меняются.

Работодатели заинтересованы в специалистах, которые могут совмещать несколько ролей: тестировщика, программиста, ИТ-архитектора — и готовы дальше учиться и развиваться. Кроме того, основные требования к кандидатам смещаются в сторону гибких навыков с упором на умение коммуницировать.

Причины проблем с коммуникацией

Налаженные коммуникации сегодня являются ключевой составляющей успеха любой команды. К примеру, не всегда программист понимает задачи, которые ставит перед ним менеджер проекта, и на этой почве могут возникать конфликты. Либо разработчикам баз данных не сразу удается наладить диалог с дизайнерами, что сказывается на сроках выполнения проекта. Проблемы в корпоративной и личной коммуникации сотрудников всегда сказываются на качестве выпускаемого продукта.

У неэффективного взаимодействия может быть несколько причин:

Самая очевидная — неумение и нежелание общаться с коллегами из-за особенностей характера и психологических трудностей.  Недостаток информации, ее несвоевременное распространение или неверное понимание инструкций, — люди просто не знают, как себя вести. Неясные цели и роли в команде — непонятно, в какой ситуации к кому обращаться. Различия во взглядах, культурных особенностях и личных предпочтениях тоже могут затруднить взаимодействие. Предыдущий опыт сотрудника: кто-то десятки лет работал в крупных корпорациях, а кто-то три года в стартапах — и сейчас эти люди попали в одну команду. Им непросто найти общий язык. Недостаточная прозрачность процессов.

Корень проблем — в прошлом опыте найма и высокой текучести кадров. Раньше при отборе кандидатов компании делали акцент на профессиональные навыки. Практически не обращали внимания, как сотрудник общается, не занимались развитием коммуникативных навыков, не объясняли их важность в рабочем процессе. И это привело к еще одной проблеме — острой потребности в линейных руководителях. Многие опытные разработчики не хотят расти по карьерной лестнице и брать на себя менеджерские задачи, потому что это связано с увеличением коммуникативной нагрузки. Большинство предпочитает увеличивать объем и сложность задач в разработке.

Нужны ли коммуникативные навыки IT-специалистам?

Дефицит на рынке труда способствует текучести кадров. Бывает, что грамотные специалисты хорошего уровня мигрируют из компании в компанию, не задерживаясь нигде надолго. Часто это происходит из-за проблем в коммуникации, которые сам сотрудник не осознает или не может решить. Если помочь ему разобраться в причинах повторяющихся ситуаций, то становится понятно, как поменять привычные алгоритмы коммуникации и решить проблему. В результате можно получить высококвалифицированного и лояльного сотрудника в компанию надолго.

Значительная часть проблем внутрикорпоративной коммуникации поддается коррекции. С ними можно работать, главное — делать это систематично и целенаправленно. Решающим фактором успеха в решении коммуникативных проблем является грамотный и неравнодушный руководитель. От него во многом зависит то, насколько полноценным и эффективным будет общение ИТ-специалистов в отделе.

Инструменты для решения проблемы

Активная работа над улучшением процессов общения в команде начинается с установки четких правил. Например, такими правилами могут быть:

учитывать часовой пояс коллег из других регионов и не писать им по работе ночью; решать все конфликтные ситуации в ходе личных и онлайн-встреч либо по телефону, а не в переписке; открыто обсуждать проблемы и совместно искать решения на регулярной основе; фиксировать в письменном виде идеи, тезисы, а также важные решения, которые были высказаны устно на встречах и собраниях; если есть недопонимание, то «подсвечивать» это сразу, а не доводить до критической точки.

Когда информация в коллективе не распространяется своевременно или не доходит до всех членов команды, это может привести не только к недопониманию и конфликтам, но и к снижению продуктивности. Для того, чтобы это предотвратить, необходимо установить ясные каналы связи. Важно, чтобы все члены команды знали, в каких случаях использовать тот или иной формат общения: электронную почту, мессенджеры, видеоконференции, личные встречи или общие собрания. Полезно проводить регулярные встречи для обсуждения задач и сложностей и поиска оптимальных решений — для них стоит выделить постоянные слоты.

Александр Клёнин: всё о технологиях подбора сотрудников для ИТ-отрасли Геополитические вызовы, уход из России глобальных ИТ-компаний, тренд на импортозамещение и усиливающийся дефицит кадров в индустрии ИТ - всё это актуализировало вопросы закрытия потребностей в ИТ-персонале. Заместитель генерального директора ГК BSS Александр Клёнин в интервью IT-World – о моделях найма ИТ-персонала, их преимуществах и недостатках.

Открытые дискуссии являются еще одним эффективным инструментом улучшения внутрикорпоративных контактов. В обсуждениях, где каждый член команды может высказать свое мнение по различным вопросам, укрепляются взаимоотношения внутри команды и развивается креативность сотрудников.

Недостаточная прозрачность процессов «лечится» поощрением обратной связи от всех членов команды. Важно, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя комфортно при высказывании своего мнения и идей, — за этим должен следить руководитель. Хорошо, если он сам транслирует открытость: регулярно делится важными новостями и планами с командой.

Нанимают за харды, увольняют за софты. Что это значит для джуна, мидла и сеньора — и почему об этом не говорят прямо

Кроме того, руководитель должен быть готов замечать коммуникативные сложности и помогать в решении острых ситуаций, чтобы не доводить их до конфликта. Его спокойное и доброжелательное отношение, готовность конструктивно обсудить проблему, дать совет или просто обозначить направления для поиска решения, способны значительно улучшить обстановку в коллективе и снизить количество конфликтных ситуаций.

Таким образом, собственным примером и систематическими целевыми действиями, направленными на развитие навыков коммуникации у сотрудников, руководитель способен сформировать открытую, здоровую и продуктивную рабочую среду.

Техника официанта

Грамотной коммуникации с коллегами можно научиться с помощью «техники официанта». Она хорошо работает, даже если в команде собрались непохожие друг на друга люди с очень разными способами донесения информации.

Суть техники в том, чтобы сотрудники в конце встречи повторили самую важную информацию, предназначенную именно для них, например задачи и приоритеты на ближайшее время. Точно так же, как официант повторяет полученный от клиента заказ перед тем, как передать его на кухню. В большинстве случаев пересказ сотрудников, особенно неопытных, сильно отличается от того, что было сказано на самом деле. Поэтому важно еще раз донести до них информацию, а потом зафиксировать то же самое в переписке.

В результате сотрудники учатся слышать и понимать информацию от руководства правильно. После двух-трех попыток сотрудник сам сможет правильно подытоживать то, о чем договорились.

Эта техника заметно сокращает время на налаживание коммуникации между коллегами. Она прекрасно работает и в обратную сторону. Когда сотрудник приходит к выводу, что абсолютно не понимает, что от него хотят, какие задачи перед ним ставят и какой сейчас приоритет, нужно просто остановиться и спросить у руководства: «Я правильно понимаю, что вы хотите, чтобы я сделал...». И далее следует проговорить, что он услышал.

Основные выводы

Исторически считалось, что ИТ-специалисты не сильны в коммуникациях. Но время ставит этот навык на одно из первых мест для сегодняшних технарей. Работодатели ценят специалистов, которые готовы брать на себя разные роли и выполнять менеджерские функции, а также умеют общаться в команде. Причин, почему ИТ-специалисты испытывают проблемы с коммуникациями, множество, и не всегда это особенности характера. Возможно, в компании плохо налажены процессы и есть пробелы в организации работы. Важно установить правила коммуникации и принципы использования каналов связи, поработать над прозрачностью процессов и создать комфортную для высказывания мнений атмосферу. Прокачать навыки коммуникации помогают «техника официанта» и поддержка руководителя.