Насколько корректно писать коллегам в мессенджерах в нерабочее время?
Из-за мессенджеров рабочее общение превращается в круглосуточную переписку, что устраивает далеко не каждого.
Ксения Степанова, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru, рассказала, какие правила следует соблюдать при ведении рабочего общения в мессенджерах, чтобы избежать конфликтов.
1. Краткость и четкость. Одно полное сообщение вместо нескольких небольших позволяет упростить восприятие информации. Это также снижает вероятность недопонимания и позволяет более эффективно общаться.
2. Голосовые сообщения. Получение согласия собеседника на отправку голосовых сообщений является важным элементом профессионального взаимодействия. Не всем бывает удобно прослушать ваше послание, поэтому заранее уточните у коллеги, удобен ли такой формат общения.
4. Нейтральный стиль общения. Важно учитывать корпоративные стандарты общения и адаптировать свой стиль под принятые в компании нормы. Хотя мессенджеры обычно подразумевают более разговорный тон, все же следует избегать излишне неформальных выражений.
5. Использование интонаций. Старайтесь формулировать сообщения так, чтобы их нельзя было неправильно интерпретировать. Осторожнее подходите к использованию сарказма или иронии, особенно, если переписываетесь с малознакомым собеседником. Иногда стоит не стесняться использовать знаки препинания и эмодзи.
6. Обратная связь. Важно отвечать на сообщения в разумные сроки, чтобы обеспечить непрерывность общения. Если нет возможности ответить сразу, уберите отметку о прочтении сообщения, чтобы собеседник не считал ваше молчание игнорированием.
7. Учитывайте разницу во времени. Это предупреждение особенно важно при работе в международной компании или при общении с коллегами, находящимися в разных часовых поясах. Если вам необходимо отправить сообщение именно сейчас – воспользуйтесь функцией “отправить позже” или “отправить без звука”.
Еще один важный аспект – общение в рабочих чатах. Здесь тоже есть свои этические нормы:
1. Избегайте флуда. Корпоративные чаты предназначены для делового общения, поэтому в них важно писать по существу и избегать ненужных офтоп-тем. Деловые чаты должны быть направлены в первую очередь на координацию и организацию работы. А для неформального общения вы можете создать новый чат.
2. Уведомления в рабочие часы. Если у вас отключены уведомления в рабочие часы, то вы рискуете упустить важные сообщения. Однако в нерабочее вы вполне можете отключить звук уведомлений, чтобы поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
3. Личные сообщения. Для вопросов к конкретным сотрудникам целесообразно использовать личную переписку, тогда коллеги не станут отвлекаться на уведомления в общем чате, и это обеспечит более эффективное взаимодействие.
Соблюдение этих правил помогает создать конструктивное и продуктивное рабочее общение в мессенджерах, что важно для эффективной работы и поддержания хороших отношений с коллегами.