Как новый офис MSD помог понизить уровень стресса сотрудников

Новый высокотехнологичный офис для своих сотрудников создала компания MSD Pharmaceuticals. Он построен по принципу activity-based. Это предполагает открытость пространства и постоянное перемещение офисных работников — конкретные рабочие места за ними не закреплены. Подробностями успешного кейса поделилась Елена Фомина, HR директор MSD в России. Проект Office of the Future претендует на победу в бизнес-премии WOW!HR в номинации Workplace. Несколько лет назад в MSD изменилась стратегия, которая поставила новые амбициозные задачи, требующие быстрых и эффективных решений. В компании началась культурная трансформация, которая привела к пересмотру как профиля кандидатов, так и корпоративной культуры. Мы начали создавать другие подходы в работе, предоставляя сотрудникам больше свободы начиная с гибкого рабочего графика с возможностью работы из дома и заканчивая гибкими льготами. В нашем прошлом офисе люди реже пересекались друг с другом в течение рабочего дня. Поэтому, следуя новой стратегии, мы пересмотрели и офисное пространство, приняв решение уйти от «кабинетного» подхода к открытости. У нас было четкое представление о том, каким мы хотим видеть офис. Но, безусловно, нам требовалась профессиональная поддержка. Для нас было важно, чтобы партнер разделял и понимал те цели и задачи, которые мы хотим реализовать — прозрачность, смелость, нестандартность подхода. И с выбранным провайдером у нас сложился удачный союз, чему мы очень рады. Основная задача, которую должен был решить новый офис — создать пространство, где в любой момент каждый сотрудник мог бы найти подходящее ему место для работы в зависимости от решаемых задач. Главное — иметь все необходимое под рукой. Предпочтение отдавалось высокотехнологичным решениям: В московский офис MSD часто приезжают коллеги из других регионов и стран, необходимо было учесть и эту специфику. Кроме того, требовалось место для частых мероприятий, на которых присутствует большое число гостей — партнеров, контрагентов, коллег из других офисов. Основным вызовом стало то, что мы решили полностью изменить формат привычного офиса. Новый офис строился по принципу activity-based. Это предполагает, что сотрудники постоянно перемещаются, а значит, в расчет количества рабочих столов закладывается меньшее количество сотрудников, чем есть по факту. Мы также разработали ряд внутренних коммуникаций, которые позволили коллегам подготовиться к переезду в новый офис и заранее увидеть, что он из себя представляет. Были и технические сложности. Так, в арендуемую площадь входила крытая терраса, площадью примерно 160 кв. м., при этом частичная система отопления в ней не позволяла полноценно использовать это пространство как рабочую зону. Поэтому было решено использовать его в качестве «Зимнего сада» и неформального пространства. Отдельно необходимо отметить важность раздела аудио- и видеосистем. Мы реализовали достаточно сложный, но функциональный раздел. Во всех переговорных есть ТВ-панели, изображение на которые можно выводить буквально с любого устройства, часть панелей — сенсорные интерактивные. Все переговорные могут быть забронированы сотрудниками удаленно в течение дня. В отдельных зонах есть корпоративное ТВ — в кофе-пойнтах и «Зимнем саду». Все отделы равнозначно поддерживали проект, так как он предполагал решение разных, но взаимосвязанных задач. В проектную команду входили представители отдела по работе с персоналом и административного отдела. Очень важно было обеспечить сотрудникам плавную адаптацию к таким глобальным изменениям, особенно в первые месяцы работы. Для того, чтобы подготовиться к переезду в новый офис, была сформирована большая кросс-функциональная команда change management team с представителем от каждого отдела (16 человек). Во главе с проектным менеджером и при поддержке административного отдела и отделов по работе с персоналом и коммуникаций была подготовлена широкая информационная кампания. В каждом отделе были так называемые change management-амбассадоры, которые отвечали на возникающие вопросы, рассказывали о правилах и преимуществах нового офиса, помогали с навигацией. За полгода до переезда команда начала делиться с коллегами новостями о последних событиях в новом офисе, у всех заинтересованных была возможность пройти виртуальный тур по новому пространству, а для желающих вживую посмотреть на процесс строительства мы организовали поездки. Изменение офисного пространства было значительным, но мы сразу получили позитивный отклик со стороны коллег, которые отмечали современность дизайна пространства, технологичность и большое количество растений. Со стороны внешних стейкхолдеров мы также достаточно быстро увидели положительную реакцию. Кандидаты, которые проходят отбор в компанию, сразу отмечают инновационность пространства и его яркое отличие от того, что зачастую подразумевается под офисом фармацевтической компании. Такая дифференциация от других компаний также способствовала укреплению нашего бренда работодателя. Наши клиенты и бизнес-партнеры позитивно реагировали на такое изменение. А коллеги из региона EEMEA настолько были вдохновлены, что стали чаще проводить региональные встречи в московском офисе. Мы очень рады такому резонансу, который способствовал признанию и на глобальном уровне — в качестве лучшего офиса компании MSD в Европе. Мы регулярно проводим опрос для оценки уровня удовлетворенности и уровня стресса. Стоит отметить, что последние опросы показывают достаточно низкий уровень стресса, который в том числе связан и с удовлетворенностью работы в новом офисе. В открытых комментариях сотрудники делятся положительной обратной связью в отношении быстроты и удобства коммуникации, возможности быстрее решать вопросы, комфорта нахождения в офисе, благодаря используемым инновационным решениям, а также возможности неформального общения с коллегами. Благодаря этому проекту мы стали проводить больше внутренних мероприятий (face-to-face-тренингов, обучающих и развлекательных мероприятий), уровень посещаемости которых значительно вырос. Теперь мероприятия проводятся в открытом центральном пространстве и люди стали более заинтересованы в том, чтобы присоединиться и поучаствовать в образовательных сессиях. Так, уровень вовлеченности сотрудников сейчас на достаточно высоком уровне — 88%. Новый офис в значительной мере способствовал изменению внутрикорпоративной культуры и внедрению новых инициатив. Поэтому с уверенностью можно отметить, что поставленные цели и задачи проекта по повышению уровня открытости и гибкости в работе успешно выполнены. Фото MSD Pharmaceuticals Если в вашей компании были реализованы не менее интересные и эффективные проекты, расскажите о них на конференции WOW!HR 2020. Телефон Email Сообщение