«Давно думали об этом, но не хватало толчка для принятия решения» — как компании переходят на удаленку. Часть 2

Кирилл Родин, CMO «Кухни на районе» В команде около 50 человек, все перешли на удаленку Еще в пятницу я написал нашим ребятам, что они могут работать в формате remote. Но уже в понедельник вернулся с апдейтом, что не могут, а должны. Виктор из нашего видеопродакшена не смог усидеть дома или не понял значения дистанционной работы и пришел в понедельник. Со вторника уже весь head-office перешел на удаленку. Витек в офисе «Кухни на районе» Все ребята отреагировали положительно, сразу создали чаты в Whereby (это аналог Skype и Zoom, которые сейчас постепенно проседают из-за наплыва удаленщиков на карантине). Также вся рабочая переписка у нас ведется в Telegram. Кстати, сейчас в нашем маркетинговом чате — самая высокая активность за всю его историю. У нас очень сплоченная команда, которая привыкла работать бок о бок, но начало работы на удаленке у нас все равно получилось продуктивным. Планируем работать в удаленном формате столько, сколько потребует ситуация, но пока рассчитываем делать это как минимум до конца месяца. Маргарита Середа, генеральный директор ГК Win2Win Communications В компании 50 человек, все перешли на удаленку Мы работаем в сфере маркетинговых коммуникаций и используем мобильный офис уже давно — многие сотрудники ездят в командировки, работают на мероприятиях, поэтому почти у всех есть удаленный доступ и возможность решать рабочие задачи дистанционно. Остальных удалось быстро подключить, а, например, компьютеры дизайнерам просто перевезли домой. У нас много молодых сотрудников, которые легко адаптируются под новые форматы взаимодействия. Тем более, медийный бизнес в целом гибкий, а сейчас, когда инфополе очень живое, появляются новые поводы для креатива. У нас стихийно образовался «оперативный штаб», который отслеживает ситуацию — мы находим интересные новости и активности в соцсетях, обмениваемся идеями, создается ощущение постоянного виртуального брейншторма. Заинтересованность в происходящем рождает новые идеи: например, в ответ на текущую ситуацию мы решили организовать официальные удаленные стажировки для студентов. Как оказалось, мы все очень друг по другу скучаем, и чаты взрываются от сообщений. Одновременно идет активная деловая переписка в рабочей почте. Нет никакой паники, все сосредоточены — мы приняли меры, чтобы обезопасить себя от вируса, и теперь не думаем «а что если меня заразят в метро», а ищем пути, которые помогут нам реализовать возможности по максимуму. Маркетинговые коммуникации — бизнес, который не терпит промедлений, и мы всегда быстро решали задачи. Могу сказать, что в удаленном варианте скорость ничуть не упала, а возможно и повысилась. Все на связи с самого утра, и стереотипы о том, что удаленка расслабляет, не работают. Каждый сотрудник мобилизован на 100%. Все стало в каком-то смысле живее, интереснее, даже веселее. Иногда не замечаешь, как пролетает день. Например, сын вчера меня спросил: «Мама, ты в 8 утра села за компьютер, а встала в 11 вечера. Ты хотя бы кушаешь?». Никита Комаров, сооснователь и директор по продукту онлайн-сервиса «ПИК-Аренда» В офисе 70+ человек, все перешли на удаленку В прошлую пятницу мы решили перевести команду на удаленный режим работы. В нашем офисе работает больше 70 человек, поэтому карантин — обязательная мера для сохранения здоровья сотрудников и их близких. Когда шумиха вокруг коронавируса и перевода сотрудников на удаленку в Европе стала набирать обороты, мы прогнозировали, что когда-нибудь это коснется и российских компаний — поэтому подготовились заранее. Все необходимые вещи для работы вне офиса — доставили курьерами по домам сотрудников, а встречи и переговоры перевели в Zoom. Ребята нас не подвели и оперативно переключились без потери эффективности. Конечно, как и в любой компании, в нашей есть сотрудники, чья работа не предполагает работы из дома — они выезжают на квартиры, организовывают просмотры, фотографируют и устанавливают умные замки. Чтобы обеспечить их безопасность, мы закупили маски и санитайзеры в офис, а при первых симптомах ОРВИ просим ребят оставаться дома. Не сказать, что процессы коммуникации сильно изменились. Мы просто ушли в онлайн: используем Zoom для общих собраний, шерим файлы с документами, таблицами и презентациями через Google. Вынужденная изоляция не повлияла на скорость решения задач — команда единогласно приняла новые правила игры. Сейчас мы работаем в прежнем режиме, а клиенты, планирующие переезд в новое жилье, используют услугу удаленного просмотра квартир. Сергей Козлов, генеральный директор компании «Мегаплан» В компании 90+ человек, на удаленку перешли все, кроме нескольких офис-менеджеров/администраторов, которые поддерживают документооборот на местах Переход на удаленный режим мы начали осуществлять еще два года назад, и до 30% сотрудников стали постоянно работать в удаленном доступе. Началось все с тех, кто по разным причинам был вынужден переехать из Москвы. Так, один из наших разработчиков живет во Владимире, но в московском офисе уже который год за ним закреплено отдельное место с монитором, на который выводится прямая трансляция с его «домашнего офиса». Каждое утро он подключается к команде и в режиме стрима общается с другими разработчиками. Сейчас для того, чтобы «выйти» на работу, нашим сотрудникам достаточно зайти в программу, и система автоматически сделает отметку в журнале посещений. Вся коммуникация ведется в рабочих чатах во встроенном мессенджере, задачи и результат по ним отслеживаются здесь же — в «Мегаплане». С учетом того, что наш собственный продукт уже давно стал основным рабочим инструментом для всех команд, привыкать никому из сотрудников не пришлось. А вот небольшие технические сложности возникли. Например, у кого-то из разработчиков домашний компьютер не потянул рабочие программы. К прошлой пятнице (13 марта) настроение в коллективе уже было беспокойное. Люди сами готовы были перейти на удаленку, чтобы не рисковать, передвигаясь в общественном транспорте. В результате мы объявили удаленный формат работы и регламент для сотрудников разных команд. Но что меня удивило: в понедельник половина офиса все равно приехала на работу. Вероятно, существует какая-то психологическая инерция: человек не может резко перестроить свою модель поведения. Но думаю, что к пятнице в офисе уже будет меньше людей. Успех такого перехода зависит не только от технологии, инструментария и процессов, но в первую очередь от ответственности и организованности сотрудников. В перспективе это может помочь выявить в коллективе слабых игроков. С другой стороны, в некоторых командах участникам важно находиться именно в одном «не цифровом» пространстве, быстро обмениваться информацией и идеями. Илья Паршин, генеральный директор «Учи.ру» В компании около 400 сотрудников, идет процесс перехода на удаленку Несколько команд у нас работают в дистанционном режиме уже давно (штат компании рассредоточен в шести региональных офисах), и опыт организации их взаимодействия мы сейчас переносим на всех остальных. Перевод «на удаленку» сотрудников из самого крупного, московского, офиса идет в несколько этапов: в начале недели дома остались сотрудники, работа которых не привязана к офису (например, команды, которые и так часто в разъездах в регионах России или других странах); к концу недели изменится процесс работы продуктовых и других команд. График работы остается стандартным офисным: в рабочее время нужно обязательно быть на связи. При этом мы рекомендуем сотрудникам установить новые рабочие правила. Например, созваниваться каждый день, чтобы вместе контролировать процесс и сроки. В начале недели — обсуждать планы и задачи в течение часа, со вторника по четверг — организовывать короткие созвоны по 15 минут, а в пятницу — подводить итоги. Сотрудники отнеслись с пониманием к новым условиям и режиму home office. Ребята находят и делятся друг с другом инструкциями по продуктивной работе и обустройству домашнего рабочего места — в общем чате в Slack есть ветка обсуждения статей и чек-листов на эту тему. Все рабочие вопросы мы решаем в Slack, а для звонков также используем Skype и Zoom. Еще применяем Jira, Notion, Miro, Figma и стандартные инструменты Google. Все эти и другие онлайн-сервисы позволяют «синхронизироваться», быть в курсе любых новостей, задач и релизов. Эти сервисы мы использовали и раньше, так что никаких сложностей в коммуникации между сотрудниками не возникнет. Также мы отменили все командировки сотрудников и перевели встречи с пользователями и переговоры с партнерами в онлайн-формат. Делаем все, чтобы не снижать темпов развития. В целом, в нашем случае бизнес-процессы только ускоряются. Спрос на онлайн-образование в период эпидемии стремительно растет: только за последние дни трафик на «Учи.ру» удвоился, и мы ожидаем дальнейший рост. Кроме того, мы разработали и продолжаем улучшать специальные продукты для школ на период карантина. Юрий Юрьев, операционный директор ИТ-компании «Эвотор» В компании около 400 сотрудников, идет процесс перехода на удаленку С 16 марта команды «Эвотора» в Москве постепенно переходят на удаленный режим работы. Если в понедельник в офисе оставалось около 40% сотрудников, то в среду — уже около 20%. Мы готовы перевести на удаленку около 90% команды — невозможно организовать только удаленную работу склада и производства. Колл-центр у нас размещен в регионах, где пока нет сложностей с эпидемиологической обстановкой. Сотрудникам, которым для дистанционной работы нужно дополнительное оборудование, и мы обеспечиваем его доставку на дом. Мы используем в работе облачные сервисы, которые не требуют физического присутствия в офисе для выполнения задач. Защита корпоративных данных обеспечивается использованием VPN, уровень безопасности данных не зависит от того, где работает сотрудник, в офисе или дома. Практику совещаний по Zoom мы давно используем. Руководители ежедневно проверяют статусы выполнения задач, составлены графики онлайн-встреч, брейнстормингов по Skype и Zoom. С 18 марта офис b2b-маркетплейса «на_полке» переведен в режим работы из дома. Команда использует Zoom, ввели метод Kanban, задачи ведутся в Trello. Планирование перешло в формат видеоконференций. Из-за роста заказов мы увеличили команду клиентского сервиса. Мы быстрорастущая компания, и рабочих мест в офисе постоянно не хватает. Мы давно думали об использовании дистанционного формата работы для части команды, но не хватало какого-то толчка для принятия решения. С учетом нынешнего опыта мы сможем внедрить удаленный режим работы для части сотрудников в будущем и сократить затраты на аренду. Екатерина Мельникова, HRD Yota В компании более 1,5 тысяч человек, переход на удаленку — по желанию Нам важно заботится о здоровье сотрудников, поэтому каждый по желанию может организовать хоум-офис, если его отсутствие на рабочем месте не влияет на бизнес-процессы. У нас большой опыт удаленной работы. Например, у нас есть Yota Air — день, когда мы работаем в нестандартных местах. Он проходит раз в месяц. Мы уже успели поработать в парках, на МЦК, в ИКЕА и в библиотеках. Другой пример: в процессе переезда в новый офис несколько лет назад сотрудники в течение месяца работали из дома до завершения ремонта. Формат удаленной работы не доставил проблем сотрудникам и не повлиял на эффективность. Для безопасности тех, кто работает из офиса или не может без потерь перейти на «удаленку», регулярно проводим санитарную обработку рабочего пространства. Чтобы уменьшить риск заражения, мы рекомендуем сотрудникам сократить количество участников очных встреч до трех человек, а все внешние встречи перевести в онлайн-формат. Те, кто предпочел работать из дома, могут подключить удаленный доступ к рабочему столу, использовать облачные сервисы и проводить встречи в онлайн-формате с помощью сервиса MS Teams. Фото на обложке: Shutterstock / Aleksandar Karanov