Как сэкономить на кассах для курьеров

Представьте: служба доставки, курьеры каждый день развозят заказы, у каждого в рюкзаке онлайн-касса. Каждую кассу нужно купить, затем обслуживать и менять фискальный накопитель. Чтобы сократить расходы, можно пользоваться удаленной фискализацией — это когда одна касса стоит в офисе, а курьеры отправляют на нее информацию о продажах с телефона. Эксперты — Татьяна Степанченко, методист Модулькассы и Татьяна Иншакова, руководитель группы разработки документации Модульбанка. Записалa Наталья Болдырева, редактор. Зачем нужна удаленная фискализация ОФД — оператор фискальных данных. Компания, которая принимает и передает налоговой информацию о продажах По закону 54 ФЗ магазины обязаны выдавать покупателям чеки — бумажные или электронные. Для этого покупают онлайн-кассу с фискальным накопителем — он хранит данные о продажах и передает их в ОФД. Это касается и служб доставок: каждый раз, когда курьер приезжает к клиенту с пиццей или кроссовками, он обязан отдать чек. Есть два варианта: купить каждому курьеру по кассе с фискальным накопителем или пользоваться удаленной фискализацией. Удаленная фискализация — это когда к одной онлайн-кассе с фискальным накопителем подключены другие кассы без него или обычные смартфоны. Это удобно для курьерских доставок и транспортных компаний — можно поставить одну кассу в офис и отправлять курьеров только с телефонами. Такой способ не противоречит закону и помогает экономить: не нужно покупать кассу с фискальным накопителем каждому курьеру; курьеры могут ездить с личными телефонами, на которых стоит кассовое приложение; можно быстро подключить к работе новых временных курьеров — например, перед праздниками, когда больше заказов; не нужно покупать кассовую ленту — курьер отправляет электронные чеки на почту или телефон покупателя. Теперь от слов к цифрам — посчитаем, во сколько обойдется удаленная фискализация. Сколько можно сэкономить Представим, открывается новая курьерская служба «Тимур и его компания», в ней будут работать десять курьеров. Разберем, сколько нужно денег, чтобы доставлять товар с кассами как обычно и с помощью удаленной фискализации. Считаем на примере Модулькассы затраты на первый год. одна Модулькасса с фискальным накопителем на 12 месяцев — 18 800 рублей, на десять курьеров — 188 000 рублей; приложение Модулькасса — 490 рублей в месяц, за десять лицензий — 4900 рублей в месяц, общая сумма на год — 58 800 рублей; один договор с оператором фискальных данных на год — 3000 рублей, на десять касс — 30 000 рублей; 188 000 + 58 800 + 30 000 = 276 800 рублей. Теперь посчитаем, сколько стоит удаленная фискализация на первый год. Стоимость смартфонов не берем, по опыту, обычно курьерам удобнее работать со своими, чем носить два телефона. Модулькасса в офис с фискальным накопителем на 12 месяцев — 18 800 рублей; приложение Модулькасса для офисной кассы — 490 рублей в месяц, на год — 5880 рублей; это же приложение для десяти курьеров — 4900 рублей в месяц, на год — 58 800 рублей; один договор с оператором фискальных данных на год — 3000 рублей; 18 800 + 5880 + 58 800 + 3000 рублей = 86 480 рублей. Если из затрат на кассы вычесть затраты на удаленную фискализацию, получится 190 320 рублей — столько можно сэкономить на десяти курьерах на старте и за первый год работы. Но на этом затраты не заканчиваются. Через год нужно снова оплачивать приложения, договор с ОФД и покупать фискальные накопители. Считаем: фискальный накопитель стоит 6900 рублей, для десяти курьеров — 69 000 рублей. Сюда же десять договоров и десять приложений. Получается, 157 800 рублей. Это если работать с кассами; один фискальный накопитель, одно приложение для кассы и десять для курьеров, один договор с ОФД обойдутся в 74 580 рублей. Это с удаленной фискализацией. Получается, удаленная фискализация выгоднее на старте на 190 320 рублей и каждый год на 83 220 рублей. Как подключить Сайт Модулькассы Чтобы пользоваться удаленной фискализацией с помощью Модулькассы, нужно: обратиться в Модульбанк; рассказать, сколько у вас курьеров, сколько в среднем печатаете чеков; приобрести и установить Модулькассу в офисе; установить на телефоны курьеров приложение. Скачать можно в Гугл Плей; настроить интеграцию между личным кабинетом Модулькассы и системой учета заказов. Здесь подскажут в службе технической поддержки Модулькассы. Скачать приложение Модулькасса Дальше курьеры смогут работать так: приезжают по адресу, отдают заказ клиенту и оформляют продажу в приложении. Основная касса получает информацию и передает ее оператору фискальных данных. Курьеру остается только показать клиенту куар-код на телефоне или отправить чек на почту или по смс. Какие проблемы могут возникнуть С удаленной фискализацией удобно работать, но есть риски, которые связаны с неточностями в законе: в 54 ФЗ не говорится, где должна стоять основная касса. Чаще всего ставят в бухгалтерию, ведь по закону касса должна быть там, где кассовая книга и куда курьеры приносят деньги; непонятно, как налоговая будет проверять работу. Формально у каждого курьера должна быть касса, а по кассе своя выручка. А с удаленной фискализацией десять курьеров, но одна касса и одна общая сумма. Еще могут быть проблемы с интернетом. Если интернет не работает, а данные не передаются основной кассе, курьер не должен отдавать заказ. Но обычно курьеры говорят, что чек придет попозже, и люди спокойно к относятся. Эти сложности условные, потому что удаленную фискализацию используют всё больше компаний, и в законе рано или поздно появятся уточнения, как работать. Так уже было с кассами: сначала появился закон, а потом его дополняли. Например, было непонятно, как работать с вендинговыми аппаратами, но затем уточнили, что можно не печатать чеки и поставить одну кассу на сеть аппаратов.