Ловушка неэффективных встреч: 4 полезных совета организаторам и 3 участникам

Вспомните, что чаще всего говорят о неэффективных совещаниях: только время потерял. Как перестать переливать из пустого в порожнее и общаться максимально продуктивно, порталу HR-tv.ru рассказала директор по корпоративным отношениям UPM Наталия Малашенко. Многие из вас сталкивались с ситуациями, когда, например, вы участвуете в очень большом количестве встреч, и не всегда понятно, чего от вас ожидают. Иногда бывает, что встреча не запланирована или не подготовлена, и от того становится неэффективной. Зачастую встреча не преследует какую-либо цель, у нее нет повестки дня, а презентации на встрече слишком детальные, сложные или не по теме. Также на встрече присутствуют люди, которые не участвуют в обсуждении, поэтому они не заинтересованы в итогах встречи. Или организаторы не утруждают себя подготовкой встречи и не берут на себя роль ее ведущих. Выбор того или иного вида встречи (видеоконференция, личная и пр.) не отвечает задачам встречи. Решения и последующие шаги не ясны. Чтобы не попасть в ловушку неэффективных встреч, воспользуйтесь простой инструкцией. ОРГАНИЗАТОРАМ 1. Готовьтесь до встречи - Поставьте задачи и сформулируйте программу; - Продумайте, кто должен присутствовать и как добиться их вовлеченности; - Выберите подходящее время, в зависимости от загруженности участников, часового пояса, продолжительности встречи; - Выберите метод проведения встречи, лучше всего отвечающий достижению целей; - Заранее разошлите приглашение на встречу, а также материалы к обсуждению. Ответьте себе на вопросы: Зачем эта встреча, каковы ее цели? Кто должен быть приглашен? Чтобы принять решение, для обмена информацией, для обучения? Когда должна пройти встреча? Сколько времени понадобится, чтобы достичь ее целей? Где должна быть встреча: в онлайне или офлайне, или эти форматы будут совмещены? Если требуется личное присутствие участников, какую площадку нужно выбрать с точки зрения денежных и временных затрат участников. Какое должно быть содержание встречи? Нужна ли фасилитация для достижения целей? 2. Во время встречи - Разъясните задачи встречи и правила; - Ведите встречу в соответствии с ее целями и выбранным типом; - Начинайте вовремя, придерживайтесь повестки и целей; - Стимулируйте активное участие присутствующих, подводите итоги, стимулируйте выработку решений и следующих шагов, ведите протокол встречи; - Завершите встречу вовремя. Организатор/председатель является ответственным за успех встречи. Цели встречи определяют, как вы будете председательствовать на собрании. Подумайте, каков правильный подход к встрече и соответствующим образом спланируйте свою роль. Не стесняйтесь использовать поддержку коллег для улучшения результата. Является ли целью встречи обмен информацией, выработка целей, новых идей или, может быть, сразу все? Не забывайте про основные элементы встречи: - Открытие, практические вопросы; - Введение; - Презентации / командная работа / мозговой штурм и т. д.; - Итоги, следующие шаги; - Обратная связь, последующие действия; - Закрытие; - Распространение протокола (+ материалов, если они не отправлены заранее). Рассмотрите возможность использования внешней фасилитации. Она поможет участникам быстрее и с максимальным консенсусом достичь решения задач, решить нерешенные вопросы, поднять глубинные проблемы команды. Фасилитация способствует укреплению доверия, уважения и командного духа. В зависимости от характера встречи, вам могут потребоваться официальные протоколы встреч или просто заметки, содержащие намеченные действия. Цель протокола – задокументировать встречу и иметь отчетность о принятых решениях и согласованных действиях. Документ помогает также проинформировать о содержании встречи тех, кто не смог присоединиться или кому нужно знать принятые решения. Всегда в начале встречи договаривайтесь, кто будет вести протокол. Самое главное - четко обозначить пункты действий и решения. Также важно договориться о том, как следить за согласованными действиями после встречи. В протоколе следует указать что, кто и когда - то есть то, что требуется, кто несет ответственность и каков график. 3. После встречи - Предоставьте легкий доступ к документации; - Убедитесь, что все согласованные действия выполняются, отслеживайте их. 4. При организации онлайн-встреч - Хорошо знайте электронные инструменты и выбирайте правильные; - Предоставьте четкие инструкции по участию во встрече; - Вовремя выходите на связь; - Особое внимание уделяйте интерактивности; - Используйте инструменты креативно; - Подготовьте план «Б», если техника подведет. УЧАСТНИКАМ 1. До встречи - Не забывайте про календарь, постоянно обновляйте его; - Продумайте, надо ли вам участвовать во встрече самому, направить кого-то другого или вообще отказаться от участия. В последнем случае – укажите организатору причину отказа. 2. Во время встречи - Уважайте время других; - Не бойтесь делиться информацией, выдвигать инновационные идеи и бросать вызовы; - Следуйте программе и выполняйте правила; - Будьте открыты идеям и мнениям других людей. 3. После встречи - Выполняйте действия, по которым принято решение; - Делитесь полученными уроками; - Выдавайте обратную связь – это поможет всем. Эффективных вам встреч!