Эффективный тайм-менеджмент: как расставить приоритеты в работе, когда все важно

Александр Байбулов - Руководитель проекта по разработке инновационного ежедневника Bplanner. В бизнесе, профессиональной деятельности и повседневной жизни мы часто сталкиваемся с огромным количеством разнообразных задач, которые кажутся одновременно важными. Как же правильно расставить приоритеты, чтобы быть эффективными и достигать своих целей? Фото: Seaview N. / Unsplash Как планировать время по методу Шваба Для успешного планирования дел можно использовать различные действенные способы. Например, метод Шваба (известный также как метод Айви Ли), который популярен у многих современников за счет своей универсальности. Он подходит и для работы, и для жизни, а пользоваться этой простейшей техникой тайм-менеджмента могут люди на любых должностях, с самыми разными задачами. Суть метода основана на принципе приоритета. Приступая к любому проекту или заданию, важно понимать, что невозможно все сделать одновременно. Для успешной работы и достижения результатов нужно научиться определять, какие задачи имеют наибольшую значимость. Первый шаг — осознание того, что не все дела равноценны и требуют одинакового внимания. Соответственно, располагать задачи в планировании следует по мере важности. Метод Шваба включает следующие этапы: В конце дня планировать шесть (или другое количество) задач на следующий рабочий день; Составлять перечень дел по мере их важности и приоритетности; Выполнять задачи в установленном порядке, соблюдая очередность и не перешагивая с одной на другую; Переносить нереализованные дела на завтра; Расставлять новые задачи не в конце списка, а по важности; Повторять этапы 1 и 4 в течение каждого рабочего дня. Может показаться, что этот способ незамысловатый. Да, он прост, как и все гениальное. А еще он очень эффективен. Не зря же известный американский магнат и промышленник Чарльз Шваб заплатил за него $25 тысяч в 1918 году (около $400 тысяч на сегодняшний день) журналисту Айви Ли, который предложил использовать эту методику для повышения эффективности фирмы. Кстати, записанные на бумаге инструкции получили название «метод 25 тысяч долларов». Конечно, известный магнат вряд ли бы выплатил такую крупную сумму просто так. Предложенная Айви Ли техника позволила господину Швабу заметно увеличить доходность бизнеса за счет того, что он стал выполнять больше дел и своевременно решать важные задачи. Почему метод Шваба популярен даже сегодня Именно благодаря простоте и универсальности «метод 25 тысяч долларов» используется уже более сотни лет крупными компаниями, небольшими фирмами, предпринимателями, фрилансерами и домохозяйками. Популярность способа обусловлена тремя составляющими: Простота. Использование методики не требует каких-либо особых инструментов и знаний, а также большого количества времени. Концентрация. Осознание того, что день распланирован и все задачи идут по плану, позволяет не переживать и спокойно сконцентрироваться на выполнении текущих задач. Приоритеты. Не имеет значения, запланировали вы 3, 6, 10 или даже 20 дел, ведь самое главное — вы научитесь выделять наиболее важные задачи и выполнять их в первую очередь. Мне кажется, что оптимально планировать не более восьми дел, которые нужно выполнить самому, а остальные можно делегировать другим людям (если есть такая возможность). Еще одна фишка метода в том, что со временем человек может вообще отказаться от тех задач, которые постоянно откладываются и переносятся на другой день. То есть способ позволяет отфильтровать несущественные дела, которые раньше казались важными, и не тратить на них драгоценное время. В любой работе существуют похитители времени, из-за которых можно нарушить дедлайн и сорвать решение действительно приоритетных вопросов. Современные инструменты эффективного тайм-менеджмента Сегодня существует множество инструментов для эффективного тайм-менеджмента, включая разнообразные техники, электронные календари и планировщики, в том числе облачные сервисы. Например, вы можете установить приложение для управления задачами, которое позволит создавать списки дел, устанавливать сроки выполнения задач и отслеживать прогресс. Некоторые программы помогут создавать разные категории, добавлять фотографии, записывать голосовые заметки и синхронизировать данные между устройствами. Также существуют приложения, которые отслеживают время, проведенное на разных сайтах, и предоставляют отчеты о вашей активности. Это поможет понять, на что уходит больше времени, и принять меры для повышения производительности. Кроме этого, можно воспользоваться коммуникационными платформами для бизнеса, которые помогут организовать командные чаты, обмен файлами и интегрировать другие инструменты. Такой функционал удобен для координации работы в команде и минимизации потерь времени на электронную почту. Это лишь малая часть функционала, который предоставляют современные инструменты для планирования времени. Важно выбрать те, которые подходят вам лично, соответствуют вашим потребностям и рабочему процессу. Гугл в помощь!