Почта Банк начала использовать сервис Минцифры "Госключ" для подписания кадровых документов усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Теперь почти все кадровые документы можно будет подписывать в электронном виде, что позволит банку отказаться от бумажного документооборота, оптимизировать многие кадровые процессы и экономить до 13 млн рублей ежегодно.

Почта Банк последовательно внедряет "цифру" во внутренние процессы, в частности, еще в 2020 году, присоединился к кадровому электронному документообороту (КЭДО) в рамках эксперимента Минтруда. Сегодня уже 80% сотрудников банка по всей стране перешли на оформление документов в электронном виде. Однако требования Трудового кодекса не позволяют использовать простую электронную подпись в 1С:ДО для подписания некоторых документов, например, трудового договора, договора о материальной ответственности или дополнительного соглашения – с помощью "Госключа" сотрудники банка смогут подписывать такие документы. Помимо этого, "Госключ" можно использовать в личных целях: подписать заявление для регистрации бизнеса, договор купли-продажи автомобиля, ипотечный договор, обращение в суд, акт приёмки выполненных работ.

На первом этапе проект охватит сотрудников банка, работающих в Московском регионе – всего 1300 сотрудников. В дальнейшем этот сервис станет доступен всем сотрудникам банка во всех регионах страны – более 14 тысяч человек.

Для подписания документов "Госключом" нужно скачать и установить на телефон одноименное приложение, авторизоваться в нем через подтвержденную учетную запись на Госуслугах и ввести код из СМС, полученного на номер из учетной записи на Госуслугах. После введения пароля будет сформирован сертификат УНЭП. В дальнейшем все документы, которые требуют подписания, будут из 1С:ДО направляться в приложение "Госключ", а сотрудник получит уведомление о поступлении нового документа на подпись. Нужно лишь открыть приложение, ознакомиться с документом и подписать его нажатием одной кнопки.

"Учитывая широкую региональную сеть банка и большое количество сотрудников по всей стране, нам было важно сразу максимально автоматизировать HR-процессы. Поэтому большинство кадровых документов в нашем банке можно оформлять в электронном виде: сегодня у наших сотрудников почти весь путь электронный – от приема на работу до увольнения. А использование "Госключа" позволит нам расширить электронный документооборот, добавив в него целый ряд важных кадровых документов. Это сделает рутинные операции еще более удобными и простыми для всех сотрудников и сэкономит их время. Также автоматизация дает возможность удобно хранить, быстро находить и обрабатывать данные. Кроме того, для нас как для работодателя это сокращение издержек на логистику, бумагу, ведение и хранение бумажных документов. Сокращение всех этих расходов позволит нам экономить порядка 13 млн рублей ежегодно", - рассказала старший вице-президент, директор по персоналу Почта Банка Елена Логинова.