О чем следует помнить при выборе облачного хранилища: истории компаний

1. Место в облаке Евгений Севастьянов, генеральный директор «СМ-ремонт.ру» Профиль нашей компании — выполнение всех видов работ по текущему и капитальному ремонту жилых и нежилых помещений, также дизайнерские услуги. Чтобы ускорить обмен информацией между сотрудниками, мы используем бесплатные хранилища. Эти сервисы хорошо подходят для хранения, редактирования и обмена документами — таблицами, текстами, фото и видео и другими файлами. Но главная проблема при использовании таких сервисов — значительное ограничение объема данных для хранения. Предоставляемый бесплатно объем облака очень быстро заканчивается — необходимо доплачивать за дополнительные гигабайты. При этом функциональность таких облаков, даже если вы заплатили за дополнительный объем хранилища, сильно ограничена: вы не можете, к примеру, разграничивать доступ пользователей к разной информации, вести совместную работу над документами. Кроме того, эти сервисы не позволяют создавать резервные копии данных. Бесплатные версии облачных хранилищ рассчитаны на использование в личных целях и устанавливают серьезные ограничения, в 10–15 Гб, по объемам хранения данных. Для того, чтобы увеличить размер хранилища, нужно перейти на платный тариф. 2. Надежность хранения файлов Алексей Загуменнов, управляющий ГК «Авира» (производитель детского игрового оборудования) Говоря о большинстве бесплатных сервисов, мы, по сути, должны говорить об облачном буфере обмена — промежуточном хранилище. Подобная проблема коснулась и нашей компании. Все, что касается наших внутренних процессов, защищено от случайной потери или удаления. При этом наш бизнес диверсифицирован и мы оказываем также b2b-услуги. В частности, мы занимаемся созданием концепций брендов, в рамках чего можем разработать фирменный стиль и логотип. Работая над одним из таких проектов, наши сотрудники отправили архив с материалами заказчику с помощью бесплатного облачного сервиса. Заказчик беспрепятственно скачал файлы на свой компьютер, далее поместив их в «корзину» сервиса. Когда через месяц архив понадобился собственнику, а ответственный сотрудник был в отпуске, то оказалось, что по прошествии тридцати дней облако самостоятельно удалило файлы из корзины, конечно, никого не предупредив заранее. Поскольку оригинал остался лежать на диске компьютера отпускника, то коллегу пришлось вызывать из отпуска, — ведь нужные документы были безвозвратно удалены облаком. Один из основных недостатков бесплатных облачных хранилищ — отсутствие гарантии по сохранности данных, которые могут быть удалены в любой момент. Для этого у подобных сервисов есть целый список причин, которые, кстати, обозначены в пользовательских соглашениях. И все это происходит без предварительного уведомления пользователя. Вернее, предупреждение было, скорее всего, в публичной оферте на самом старте пользования сервисом. Если человек с ней согласился, то значит, и согласился с тем, что сервис оставляет за собой право, при определенных условиях, даже заблокировать учетную запись. 3. Вопросы безопасности Андрей Кулагин, управляющий директор сети Deworkacy Для хранения данных мы долгое время использовали бесплатные облачные решения сторонних поставщиков. Когда появилась новость о том, что хранящиеся на одном бесплатном облаке материалы компании, в которых содержатся финансовые данные, часть клиентской базы и личные материалы, могут оказаться в доступе у любого человека, то в тот же день мы задумались о безопасности данных. Поэтому некоторое время Deworkacy придерживалась подхода on-premise. Сейчас мы видим, что на рынке постепенно появляются достаточно безопасные решения, которые могут полностью исключить доступ к информации со стороны третьих лиц. При этом вопрос безопасности, на наш взгляд, — это вопрос не только уровней корпоративной защиты, а личной ответственности каждого члена команды и внимательности к работе с корпоративными данными. Особенно сегодня, когда интеллектуальная собственность порой стоит больше, чем имущество. Для передачи важной информации и конфиденциальных данных стоит использовать корпоративные облачные хранилища, предназначенные только для бизнеса. 4. Функциональность сервиса Дмитрий Задорожный, управляющий партнер ONgrad.ru (онлайн-сервис в сфере недвижимости) Хотелось бы указать на некоторые недостатки сервисов, с которыми работает наша компания. Один из сервисов мы решили использовать потому, что он обеспечивает доступ к хранилищу с любых устройств. До этого компания использовала его аналог. К минусам подобных сервисов можно отнести, во-первых, то, что они могут не поддерживать файлы некоторых расширений, выдавая ошибку. Тогда приходится их конвертировать для дальнейшей работы. Облачные сервисы, изначально ориентированные на бизнес, напротив, делают работу с данными в компаниях гораздо более удобной и функциональной. К примеру, предлагая возможности для совместной работы над документами. Корпоративные облачные сервисы позволяют разграничивать доступ сотрудников к информации, также управлять и контролировать пользователей, вводя функцию администратора. Кроме того, сейчас есть предложения на рынке, которые обеспечивают интеграцию облачного хранилища в ИТ-инфраструктуру компании. Это позволяет автоматизировать управление ИТ-сервисами, тем самым упростив целый ряд процессов. К примеру, если в компании появляются новые учетные записи, то в таком случае они автоматически переносятся и в облачное хранилище. Вы также можете настроить сервис таким образом, чтобы, к примеру, на офицера по безопасности автоматически «падали» определенного вида отчеты. 5. Реклама и доступ третьих лиц Виктория Кравченко, сооснователь студии «Дикий Digital» Наша студия занимается производством видеорекламы и сериалов. Наша специфика такова, что мы постоянно используем облако: заливаем на него сценарии, сметы и сами видео. По большей части это конфиденциальная информация. Поэтому работать с бесплатными хранилищами не всегда безопасно. Считаю, облачный сервис должен полностью защищать доступ к такой информации со стороны третьих лиц. Евгений Севастьянов, генеральный директор «СМ-ремонт.ру» Плюс к этому пользователь бесплатных облачных услуг, как правило, автоматически дает согласие на получение информации рекламного характера. Поэтому вам начинает приходить самая разнообразная реклама, даже если вы в ней не заинтересованы. Бесплатные облачные хранилища могут использовать данные своих клиентов в маркетинговых целях без получения их дополнительного согласия. Происходит это так: в момент акцепта (согласия) оферты сервиса пользователю не предлагается возможность отказаться от рекламы. Для отказа от получения таких сообщений следует совершить ряд специальных действий, указанных в инструкции (которую еще надо найти). Корпоративные облачные сервисы, напротив, гарантируют использование информации только самим клиентом, исключая любые возможности доступа к ним третьих лиц. 6. Стабильность работы Евгений Костров, руководитель агентства интернет-маркетинга «Зарядка» Наше агентство специализируется на performance-маркетинге. Мы снимаем офис в Рыбинске, где работают восемь специалистов. Остальная часть нашей команды — удаленная. «Зарядка» использует сразу два бесплатных облачных хранилища. Оба инструмента оплачиваем для получения дополнительных гигабайтов. Надо отметить, что один из этих сервисов подводил наших дизайнеров и разработчиков в самые ответственные моменты: были случаи, когда файлы нельзя было загрузить либо сервисы сильно подвисали. Например, однажды это совпало с периодом отчетов в нашей компании. Поэтому месяц назад мы перешли на новое корпоративное хранилище. Его задача — стать надежным средством хранения и обмена корпоративными документами в облаке. Правда, полностью оценить качество работы нового сервиса мы пока не успели. Надеемся, что он нас не подведет. В корпоративных сервисах всегда предусмотрен специальный документ с четкими и понятными для клиента параметрами качества обслуживания или SLA (Service Level Agreement, соглашение об уровне обслуживания). Кроме того, у таких сервисов, как правило, есть выделенная служба технической поддержки, контакты которой указаны на сайте. Вы всегда сможете позвонить и получить консультацию. Как показывает практика, есть решения, которые помогут избежать описанных выше сложностей. Речь идет о корпоративных облачных хранилищах, которые предназначены специально для бизнеса, имеют развитый функционал и ориентированы на командную работу, в отличие от бесплатных сервисов. Такие решения разработаны с учетом требований и условий работы как малых, так и крупных компаний. При использовании подобных корпоративных сервисов проблема доступности данных третьим лицам отпадает сама собой. Доступ к информации имеет только сам клиент — и больше никто. Так устроен облачный сервис. Андрей Бибиков, менеджер по развитию сервиса Диск #СloudМТS В целом, главное отличие корпоративных облачных хранилищ от бесплатных в том, что изначально у них разные цели. В первом случае — сервис предполагает использование его для общих целей бизнеса, когда есть возможность адаптации под конкретные задачи и интеграции в ИТ-инфраструктуру клиента. Также, в каждом корпоративном приложении присутствует система различных ролей (администратор / пользователь) для возможности управления сервисом. Во втором случае — это лишь индивидуальный обмен файлами пользователей друг с другом. Если говорить про облачные хранилища для бизнеса, то данные клиентов не просто защищены и не могут быть спонтанно удалены, — их всегда можно восстановить, что бы ни случилось. Такая возможность реализуется с помощью резервного копирования. К примеру, в случае с Диск #СloudМТS возможность восстановления файлов есть в течении семи дней после их удаления пользователем. Таким образом, даже если сотрудник случайно удалил важный документ или уволился, не оставив доступа к своим файлам — бизнесу не будут грозить задержки в работе или ее остановка. Всегда можно «откатиться» назад во времени. Кроме того, корпоративные облачные сервисы обладают гораздо большей гибкостью: их можно адаптировать под потребности конкретных заказчиков, вводя новый функционал и возможности. Например, многие заказчики просят расширить права администратора или добавить новые роли. Можно, к примеру, автоматизировать процессы, направляя конкретным сотрудникам отчеты и выгрузки по документам и их движению.