Как научиться планировать, чтобы всё успевать: лучшие методики тайм-менеджмента
Каждый третий россиянин ежедневно сталкивается с нехваткой времени. Совместно с экспертом рассмотрим три эффективные методики планирования, которые научат справляться с поставленными задачами и больше успевать.
Почему важно научиться грамотно распоряжаться временем
Тайм-менеджмент — один из важнейших навыков в современном мире: без грамотного и чёткого планирования можно потерять контроль и упустить важные задачи. Распределение приоритетов и тщательное планирование, напротив, позволяют рационально управлять временем и поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
Планирование часто ассоциируется только с составлением перечня дел. Но сам по себе список неэффективен: при равном объёме задач некоторые люди даже к концу недели остаются бодрыми и собранными, а другие выгорают уже к среде. Чтобы избежать такой проблемы, используйте эффективные методики тайм-менеджмента.
Валерий Гуткандидат психологических наук, основатель Института Адаптивного Интеллекта
Рабочие методики тайм-менеджмента
Рассмотрели популярные способы планирования и выбрали наиболее простые и эффективные. Изучите все варианты и выберите подходящий для себя.
Помните, что методики — это дополнительные опоры. Но, чтобы они работали, важно соблюдать дисциплину и ежедневно двигаться к поставленным целям.
Матрица Эйзенхауэра, или Приоритизация
Не все задачи одинаково важны, какие-то нужно выполнить сразу, остальные — отодвинуть на задний план, делегировать или вовсе удалить из списка дел. Эта методика поможет грамотно расставлять приоритеты, исходя из значимости и срочности.
Работает этот метод следующим образом:
- Вы составляете общий список всех дел — значительных, срочных и мелких.
- Выбираете из списка задачи и распределяете их на четыре категории.
- Поочерёдно закрываете задачи по списку, начиная с первой категории.
Категории следующие:
- Важные и срочные задачи. Они требуют немедленных действий и решаются в первую очередь. Например: запись к врачу из-за проблем со здоровьем или завершение проекта с заканчивающимся дедлайном.
- Важные, но несрочные задачи. Это те дела, которые необходимы для долгосрочного развития. Их нужно делать, когда срочные задачи закрыты. Например: прохождение онлайн-курса для повышения квалификации, подготовка к экзамену на получение водительского удостоверения.
- Неважные, но срочные задачи. Как правило, это мелкие дела, которые необходимо сделать в ближайшее время. Их стоит делегировать — коллегам, друзьям или членам семьи. Например: заказ канцелярии для офиса или закупка продуктов на неделю.
- Неважные и несрочные задачи. Их следует выполнять, если только останутся время и силы. Но в идеале — лучше вовсе отказаться от них. Например: дочитать роман или посмотреть ленту в соцсетях.
Метод «1–3–5»
При большом объёме задач сложно приступить к работе, так как внушительный список дел часто подавляет мотивацию и вызывает ощущение беспомощности. Этот метод поможет реорганизовать рутинные дела, чтобы всё успевать и при этом не выгорать. Принцип следующий:
- Ежедневно вечером составляйте список из девяти задач на следующий день, из них: одна — самая важная, которая будет в приоритете; три — которые необходимо решить в течение этого дня; пять — мелкие, которые можно будет выполнить при наличии свободного времени или желания либо перенести.
- Выполняйте поставленные задачи, чётко следуя плану. Не превышайте количество ежедневных дел и разбирайтесь с мелкими задачами, если только остаётся время.
«Энергетический список»
Как правило, задачи требуют разного количества умственных и физических усилий. Метод «Энергетический список» учитывает рабочий потенциал в течение дня и помогает выбрать оптимальное занятие, соответствующее текущему уровню сил и мотивации.
Принцип работы:
- Разделите рабочий день на отрезки времени и определите, когда вы чувствуете наибольший подъём сил, а когда ощущаете снижение мотивации и продуктивности. Например: с 10 до 12 — пик эффективности, с 13 до 15 — упадок сил, с 16 до 19 — второе дыхание, с 19 до 22 — время для отдыха и хобби.
- Ежедневно распределяйте задачи по уровню энергозатратности. Например: с 10 до 12 у меня пик продуктивности, поэтому я закрою самые важные и сложные задачи. В период упадка сил, с 13-го до 15-го, я схожу на обед и на «автомате» выполню мелкие задачи, с 16 до 19 — завершу срочные дела, а оставшееся время уделю себе, семье и друзьям.
Совет эксперта: как выбрать подходящую методику
При выборе подходящей методики ориентируйтесь на особенности вашей личности. Людям с реактивной нервной системой (тем, кто быстро «загорается», но также быстро «гаснет») нужны жёсткие рамки и алгоритмы. Поэтому лучше всего подойдёт метод «Матрица Эйзенхауэра». Лицам с повышенной тревожностью стоит ограничить разнообразие выбора, чтобы не тратить энергию на постоянные сомнения и не колебаться между альтернативами. Оптимальным вариантом станет метод «1–3–5». Наконец, если вы находитесь в состоянии эмоционального выгорания, важно распределить задачи с учётом оставшихся ресурсов — в этом поможет метод «Энергетический список».