Закулисье VK Fest: как готовили рекордный фестиваль в Новосибирске

Книга Рекордов России в конце июля зафиксировала новое достижение – фестиваль VK Fest в 2023 году установил всероссийский рекорд по количеству выступающих артистов. Проект объединил в Новосибирске, Москве, Санкт-Петербурге, Сочи и Владивостоке 175 артистов и музыкальных коллективов.

В список рекордного VK Fest 2023 вошли исполнители: Баста, ANNA ASTI, МОТ, Dabro, MACAN, Ramil’, Лолита, Леонид Агутин, ELMAN, Andro, TONI, MONA, HammAli & Navai, Mary Gu, IOWA, L’One, JONY, «Иванушки International», Zivert, Artik & Asti, Мари Краймбрери, GAYAZOV$ BROTHER$, Ваня Дмитриенко, FEDUK, Люся Чеботина, Асия, Ёлка, Ольга Серябкина, MIA BOYKA, Клава Кока, Юля Паршута, Коста Лакоста, Звонкий, DJ SMASH, Leonid Rudenko, OG Buda и многие другие.

Ведущими мероприятий стали Ида Галич, Дмитрий Масленников, Анастасия Ивлеева и другие знаменитости. На площадках VK Fest выступили 100 спикеров, среди которых Сергей Лукьяненко, Дмитрий Харатьян, Анатолий Вассерман, Артемий Лебедев, Федор Конюхов и т.д.

На фестивале во всех пяти городах собрались 350 блогеров. На блогерских сценах выступили 80 знаменитостей: Валя Карнавал, Дмитрий Масленников, KARA KROSS, Милана Хаметова, Yan Dilan, Алексей Столяров и другие.

Общая продолжительность события составила 66 часов. За месяц VK Fest посетили 200 тысяч человек, онлайн-трансляции собрали 34 миллиона просмотров. Для гостей open-air работало 400 тематических зон.

Ирина МЖЕЛЬСКАЯ: Едва я узнала, что VK Fest впервые приезжает в Новосибирск, то сразу же решила – пойду обязательно! Потому что я любитель подобных мероприятий, а аккредитация работника СМИ давала дополнительные преимущества в виде мест вблизи сцены и возможности посетить пресс-подходы со звездами. Формат и организация фестиваля не разочаровали. Было доступно множество локаций, удобно расположенных и интересно оформленных. Правда, несмотря на установленный рекорд, в следующий раз хотелось бы увидеть еще больше артистов. Непонятно, почему этот проект прежде обходил наш город стороной. Но думаю, что начало положено.

Свои вопросы светский обозреватель BFM-Новосибирск Ирина Мжельская задала организатору фестиваля в Новосибирске Веронике Рукавишниковой – руководителю федерального агентства по организации мероприятий «ВМЕСТЕ! Event Group».

– Каков общероссийский охват этого мегамероприятия? И в чем отличия новосибирского VK Fest от других городов России?

Вероника РУКАВИШНИКОВА – руководитель федерального агентства по организации мероприятий «ВМЕСТЕ! Event Group», организатор фестиваля VK Fest в Новосибирске

– VK Fest – масштабный федеральный проект с единым стандартом. Поэтому различий в механике и реализации нет. Но могут быть программные нюансы: допустим, в составе хэдлайнеров, ведущих, инфлюенсеров. Локационные различия тоже есть, и связаны они со спецификой местности. Например, во Владивостоке площадка протянулась вдоль набережной, а в Москве локация заняла практически весь Парк Горького, и основных сцен там было три, а не одна – столица есть столица. Но формат, подбор топовых звезд, фирменный стиль, оформление, продвижение – это единый проект для всех пяти городов: Москвы, Санкт-Петербурга, Сочи, Новосибирска и Владивостока.

Это крутейший мегаивент! О размахе фестиваля говорят простые цифры – суммарно в нем приняли участие 200 тысяч гостей, 500 артистов и знаменитостей, было организовано 400 тематических зон, состоялось 34 миллиона просмотров онлайн-трансляции. А из списка добрых дел – 2,5 миллиона рублей собрано с продажи «добрых билетов» и 200 гостей стали потенциальными донорами костного мозга. Впечатляет, правда? Конечно же, такое событие стало знаковым и для Новосибирска, и для всей Сибири в целом.

Такие события, конечно же, нужны региону для его развития туризма и экономики в целом. Они позволяют точнее определять точки роста и дают местным специалистам неоценимый опыт.

– Сколько людей было задействовано в подготовке и проведении фестиваля?

– В Новосибирске – где-то около тысячи. Это не считая государственных и муниципальных служб, традиционно привлекаемых на такие мероприятия – городской транспорт, полиция, скорая и т.п. Только оргвопросами занимались под сотню специалистов.

Подготовка VK Fest в Новосибирске началась примерно за три месяца. Режим жесткий, особенно за месяц до начала – ежедневные в режиме «24 на 7» видеоконференции с Москвой и всей командой. И у каждого из нас под 20 рабочих чатов по фесту. Помимо организационных вопросов мы координировали ключевых спонсоров, у каждого из них свои требования. Ошибаться нельзя. Представьте один показательный момент – для отправки брендинга в печатное производство создается отдельный файл со множеством вкладок, в которых нужно учесть не только условия от всех спонсоров, но и соотнести с картой каждую локацию, каждую стрелку на макете. Любая неучтенная перестановка, дополнение на карте – это переделка или перепроизводство всего общего брендинга. У нас было, если не ошибаюсь, под сотню версий этой карты.

Отдельная история – руководство полевой командой. Это больше ста человек волонтеров, хэлперов, грузчиков – совершенно разных по характеру людей. А еще логистика, материалы, оборудование. В Новосибирске не нашлось, например, ни плазменных экранов необходимого размера и качества изображения, ни нужного количества мебели. Почти все это мы собирали и доставляли из других городов и регионов. Работа велась практически круглосуточно.

– И как вы справились с подобным масштабом? В чем основная сложность организации таких мероприятий?

– В мегаивентах основной фокус следует держать на программной координации множества активностей на разных локациях. Чтобы четко и безупречно сработали все программные локации, нужно «подружить» миллион деталей. Считаю, это наш конек. У команды «ВМЕСТЕ! Event Group» огромный опыт в координации и организации масштабных мультимоформатных мероприятий.

Кстати, в этом году один из наших реализованных кейсов отмечен самой престижной у ивентеров премией «Событие года». Это такой российский аналог «Оскара» в событийной отрасли, вручается ежегодно в Москве. Плюс ко всему мы уже участвовали в организации локаций VK Fest во Владивостоке. Компетенции, опыт, четкое взаимодействие дали желаемый результат – фестиваль прошел без срывов, накладок и инцидентов. Мы обеспечили работу десятков локаций, а количество активностей исчислялось сотнями.

– Чем больше охват у мероприятия, тем сложнее угодить всем. Неужели обошлось совсем без негатива?

– Да, только позитив. Хотя нюансы были, куда без них. Место проведения в Новосибирске, парк «Арена» возле нового ледового дворца – совсем новая площадка в нашем городе. С одной стороны, это прекрасно – новая локация в городе всем интересна. Но с другой, работа на новой площадке всегда сложнее, она, как у нас говорят, еще не «обкатана». Зона прибрежная, соответственно, сложный рельеф для застройки локаций. Чтобы не вредить ландшафту нового парка, было решено делать танцпол на выровненной грунтовой площадке, газон за оставшееся время не успел бы «схватился».

Естественно, что были пожелания от гостей в следующий раз улучшить этот момент. Но негатива не было вообще – все отзывы о VK Fest очень позитивные. Говорят, пишут – хотим еще!

– Насколько демократичен VK Fest? По ценникам, видам развлечений, репертуару приглашенных звезд?

– Это настоящий праздник для всех. Так, по нашим оценкам, на VK Fest в Новосибирске пришли, прилетели, приехали свыше 15 тысяч человек из разных городов Сибири – Красноярска, Барнаула, Горно-Алтайска, Кемерова, Новокузнецка, Томска и так далее! Люди очень хотели попасть на него, добирались из самых разных мест. Некоторые даже обращались к нам с просьбой стать волонтерами.

Цена билета вполне доступна – от 1500 рублей и выше, в зависимости от категории допуска. Покупаешь билет онлайн – и ты гость уникального мультиформатного фестиваля. И это не только звездный концерт, но и мультиформатное событие почти на весь день, в котором есть разные направления – людям было предложено около 200 творческих, спортивных и развлекательных активностей.

Очень популярны были креативные зоны от партнеров и спонсоров, организован большой лекторий. НГУ, к примеру, показывал роботов и различные опыты, интерес к образовательным локациям оказался огромным! Прорывалась молодежь и на встречи вживую с топовыми блогерами. Зашел спорт – гости играли в баскетбол, различные игры, прыгали на большом батуте. Другие – создавали собственные ароматы на парфюмерном мастер-классе, косплеили популярных персонажей, пробовали себя в роли актеров, делали 3D-модели, участвовали в интерактивном квесте.

В финале фестиваля состоялся концерт звезд. Мне очень приятно отметить, что Новосибирск по их составу и количеству стал одним из топовых городов-участников. На нашей площадке выступили Леонид Руденко, Карина Кросс, Эльдар Джарахов, GSPD и Dead Blonde, OG Buda, Seville (она же Artik & Asti), Feduk и Баста. Баста феерично завершал фестиваль, собрав практически всех гостей на площадке перед большой сценой. Это было очень круто!

– А есть что рассказать о «закулисье» сцены?

– Всех деталей мы раскрывать не будем, это конфиденциально. Но в общем могу сказать, что для хедлайнеров нами были устроены не традиционные гримерки, а отдельные шатры. У каждого из артистов есть свой райдер, совершенно разный по количеству и наполнению. Артистов много, как и информации, помощников, представителей – мы использовали сложную систему для координации всех лиц.

Организовать выступление такого созвездия хедлайнеров непросто, нужно учесть логистические нюансы каждого, досконально выполнить райдеры и четко уложиться в тайминги. Нестандартная работа, требующая оригинальных и оперативных решений.

Вот, к примеру, ставится задача: для усилений эффекта сопроводить артистов к сцене незаметно, чтобы зрители их не видели до нужного момента. Решение – создать для них особенную тайную замаскированную тропу. И это в реальном времени. Причем в таком режиме координировать необходимо не только артистов, а также и представителей спонсоров и партнеров, держателей активностей (от ученых до косплееров), общепита, безопасности, администрации и много еще кого. Учесть и обеспечить всё и вся.

И мы это сделали! Четко, профессионально! Я и моя команда «ВМЕСТЕ! Event group» счастливы работать на таких ивентах, дающих людям массу позитива, ярких и хороших воспоминаний. Мы рады, что в Новосибирске прошло одно из самых масштабных российских мероприятий, и мы гордимся, что непосредственно к этому причастны. Считаю, что нам в городе, в Сибири – нужны такие мегамероприятия, уникальные, громкие, с мощной позитивной эмоцией. Надеемся, что их будет больше!

Блогер Кирилл ДИДЕНОК и Ирина МЖЕЛЬСКАЯ

Ирина МЖЕЛЬСКАЯ и блогер Константин ДЕБЛИКОВ