Интеллектуальная обработка документов (IDP): готовые сценарии применения
В компаниях практически все бизнес-задачи так или иначе связаны с обменом документами. И документооборот значимо влияет на операционные процессы, их скорость и стоимость. Упростить обработку документов, высвободить время сотрудников и минимизировать ошибки позволяют IDP-сервисы.
Объем электронного документооборота в компаниях растет. Обработка электронных и оцифрованных бумажных документов в ручном режиме становится всё более трудозатратной и приводит к нарушению бизнес-процессов, невозможности оперативно принимать решения, задержкам коммуникаций, штрафам за несвоевременную передачу данных контролирующим органам и ошибкам.
На помощь приходят сервисы IDP. Их задача — автоматизировать процессы обработки документов самых разных форматов. Продвинутые IDP-сервисы умеют:
распознавать и сегментировать файлы; сортировать документы по типам; маршрутизировать документы в соответствии с заданными правилами; извлекать и валидировать ключевые атрибуты; проверять комплектность и формировать пакеты документов; создавать документы по шаблонам; проводить междокументную сверку; сверять версии документов и находить изменения; проводить интеллектуальный поиск информации — по смыслу и контексту; проверять содержание документов (например, по заданным требованиям).
Универсальность IDP-сервисов
IDP-сервис помогает компаниям комплексно автоматизировать документооборот. Обработка документов с помощью продукта IDP, по нашему опыту, происходит в 5–20 раз быстрее, чем если бы она велась вручную. При этом точность распознавания составляет до 95% (зависит от задачи и входных данных).
Сервис получает документы из различных источников (электронной почты, ЭДО, потокового сканера, облачных хранилищ и т. д.), преобразует документы в машиночитаемый формат и извлекает из них ключевые данные, проверяет и ищет информацию, работая непосредственно с содержанием текста.
Одно из ключевых преимуществ IDP — способность бесшовно встроиться в существующую ИТ-среду компании. В частности, для поддержки сквозных, полностью автоматизированных бизнес-процессов сервис может интегрировать с RPA (программными роботами), BPM и ИИ-агентами.
С помощью IDP-сервиса можно охватить весь спектр связанных с документами задач — от бэк-офиса (например, обработка бухгалтерской документации) до специфических отраслевых (скажем, заведение карточек товаров на основе распознавания этикеток). Начав его применять, компании, как правило, затем масштабируют применение IDP-сервиса на процессы разных подразделений.
Сценарии применения IDP в бизнес-подразделениях
Делопроизводство
В компании ежедневно могут обращаться сотни документов: заявления, договоры, счета-фактуры, отчеты, служебные записки и другие. Задача службы делопроизводства — оперативно обработать их, извлечь ключевые данные, проверить на соответствие регламентам и занести информацию в учетные системы (например, CRM, электронные архивы).
С помощью IDP-сервиса организация получает автоматизированный процесс регистрации, классификации по типам документов и маршрутизации входящей корреспонденции по ответственным подразделениям или конкретным специалистам, возможность формирования архива документов с семантическим поиском информации по всему массиву документов на естественном языке.
Пример из нашей практики: семантический поиск позволил компании на 30% быстрее находить нужную информацию в электронном архиве.
Бухгалтерия
Компании часто вынуждены обрабатывать большие пакеты первичных документов от поставщиков: в одном из наших проектов их количество ежемесячно превышало 250 тыс., причем в каждом пакете требовалось обработать в среднем 40 полей.
IDP-сервис обеспечивает автоматизированную обработку первичной документации (актов, счетов-фактур, товарных накладных, УПД, чеков и т. д.), автозаполнение карточек документов в СЭД и бухгалтерских системах, быструю сверку всего объема входящих документов с внутренними справочниками и договорами, проверку на точность указанных в документах сумм, сроков и других реквизитов.
Пример из нашей практики: организация с помощью IDP-сервиса сократила время на ввод первичных данных в учетные системы в 10 раз.
Юридическая служба
Крупная компания ежедневно принимает десятки договоров от поставщиков, партнеров и клиентов. Эти документы приходят в разных форматах (PDF, Word, сканы), часто содержат таблицы, сложные формулировки. Задача юридической службы — быстро проверить их на соответствие внутренним регламентам и передать на подписание.
С помощью IDP-сервиса юристы могут существенно ускорить каждый этап согласования договоров: выявить риски, проверить документы на наличие обязательных или критических формулировок и на соответствие актуальному законодательству, сравнить новый документ с более ранними редакциями, сверить данные договора с корпоративными базами знаний (внутренними регламентами, локальными нормативными актами, схожими договорами из архива). Также благодаря встроенному ИИ IDP-сервис может сформировать новые документы по шаблону.
Пример из нашей практики: благодаря IDP-сервису SL Soft AI юристы сократили время проверки договоров страхования, которая требовала анализа сотен параметров, с 2–3 часов до 20–30 минут.
HR-служба
Здесь IDP-сервис обрабатывает присланные кандидатами документы (трудовая книжка, паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС, справки и т. д.), проверяет наличие всех необходимых документов, извлекает ключевую информацию и передает в систему управления кадрами. Это в несколько раз сокращает объем рутинного труда кадровиков.
Служба закупок
В закупочных процедурах IDP-сервис находит применение в проверке тендерной документации, сверке предложений поставщиков с ТЗ, формировании начальной максимальной цены, подготовке шаблонов договора, работе с претензиями.
Если компания регулярно проводит большое количество закупок, специалистам приходится обрабатывать множество весьма объемных типовых документов.
Пример из нашей практики: сотрудники государственного учреждения сократили время на проверку тендерных документов с 5 суток до 1 дня.
Отраслевые сценарии применения IDP-сервиса
Этот инструмент будет полезен и для решения специализированных задач. Ниже несколько примеров.
В ритейле IDP-сервис ускоряет ввод товаров в розничный ассортимент: автоматически распознает и обрабатывает информацию с этикеток и упаковок, чтобы формировать карточки продукции в различных системах управления.
В банках IDP-сервис повышает эффективность операционных процессов и клиентского сервиса: проверяет полноту и корректность пакетов документов для открытия расчетного счета, обрабатывает запросы от госорганов, автоматизирует процесс выдачи кредитов.
В страховых компаниях IDP-сервис ускоряет процессы урегулирование убытков и снижает риски ошибок при расчетах.
В госучреждениях IDP оптимизирует взаимодействие с гражданами и организациями: автоматизирует обработку обращений, маршрутизирует входящую корреспонденцию по ведомствам и исполнителям, верифицирует документы при предоставлении услуг.